Diese negativen Folgen hat eine unzureichende Dokumentation
WELCHE FOLGEN HAT EINE UNZUREICHENDE ODER FEHLENDE DOKUMENTATION?
Nicht dokumentierte Leistungen gelten, bis zum Beweis des Gegenteils, als nicht erbrachte Leistungen. Dies bedeutet im Klartext, nur die Leistungen, die nachvollziehbar dokumentiert sind, wurden tatsächlich auch bei den einzelnen Patienten erbracht.
Eine fehlende oder unzureichende Dokumentation hat viele Konsequenzen, z. B.:
- Honorarverlust,
- Argumentationsschwierigkeiten im Falle einer Wirtschaftlichkeitsprüfung,
- fehlende Rechtssicherheit,
- Vertrauensverlust beim Patienten,
- Imageverlust,
- Zeitverlust.
Die genannten Punkte müssten eigentlich ausreichen, um sich mit dem Thema Dokumentation intensiv auseinander zu setzen. Die Realität sieht leider in vielen Zahnarztpraxen völlig anders aus. Oft ist die Abrechnungskraft die Einzige, die permanent auf die Dokumentation hinweist. Dies ist auch nachvollziehbar, da diese am Ende der sogenannten „Behandlungskette“ hängt und aus der Behandlungsdokumentation die Abrechnung generieren muss. Leider ist aus einer spärlichen oder fehlenden Dokumentation keine Abrechnung zu generieren!
WIE KANN DAS GESAMTE TEAM FÜR DIE DOKUMENTATION SENSIBiLISIERT WERDEN?
Die Dokumentation sollte, in kleine Einzelthemen verpackt, Thema in jeder Teambesprechung sein. Für die Umsetzung der Praxis empfehlen wir, sich jeweils ein Thema auszuwählen, bei dem erfahrungsgemäß die Dokumentation nicht so durchgeführt wird, wie sie sollte.
Nehmen wir das Beispiel der Beratungen. Häufig fehlen bei Beratungen das Thema und die Zeitdauer der Beratung. Dies kann im Falle einer Wirtschaftlichkeitsprüfung dazu führen, dass die Ä 1 gestrichen wird. Im Falle einer privaten Ä 1 ohne Zeitangabe, kann es dazu führen, dass der Steigerungsfaktor nicht angepasst und somit wertvolles Honorar verschenkt wird.
In der Teambesprechung gilt es nun gemeinsam festzulegen, wie die Beratungen zukünftig dokumentiert werden müssen. Erfahrungsgemäß haben gemeinsame Entscheidungsfindungen eine viel höhere Chance zur Umsetzung zu gelangen, als wenn Sie dem Team einfach auferlegt werden.
Extrem wichtig ist im Nachgang die Kontrolle der Dokumentation und wertschätzendes Feedback zu geben. Ohne Feedback haben die einzelnen Mitarbeiter/innen keine Chance sich zu verbessern.
Welche Überzeugungskraft haben Zahlen, Daten und Fakten?
Können Zahlen, Daten und Fakten das Team zu einer besseren Dokumentation motivieren? Ja auf jeden Fall!
Zur Sensibilisierung wie viel Honorar im Jahr durch eine mangelhafte oder fehlende Dokumentation verschenkt wird, hilft es die immer wiederkehrenden Fehler bei bestimmten BEMA- oder GOZ-Leistungen in einer Tabelle aufzulisten. Dies Tabelle sollte die fehlenden Leistungen pro Woche, in der Summe die fehlenden Leistungen pro Jahr (gerechnet mit 44 Arbeitswochen) sowie den hieraus resultierenden Euro-Betrag an verschenktem Honorar enthalten.
Einzelnen Team-Mitgliedern ist häufig nicht bewusst welche hohen Summen pro Jahr entstehen. Diese Sensibilisierung führt häufig zu einem „Wow-Effekt“ und im Anschluss zu einer besseren Dokumentation.
Weshalb werden Aufklärungsgespräche mit Patienten häufig unzureichend dokumentiert?
Wissen die Behandlungsassistenzen immer welche Details aus Aufklärungsgesprächen dokumentiert werden sollen? Erfahrungsgemäß muss diese Frage leider mit nein beantwortet werden.
Hier fehlen oft klare Strukturen bezüglich der wesentlichen Punkte in einem Aufklärungsgespräch. Wie kann die Dokumentation von Aufklärungsgesprächen rechtssicherer und einfacher gestaltet werden?
Es existieren acht wichtige Punkte, die in jedem Aufklärungsgespräche thematisiert und dokumentiert werden sollten. Diese sind Aufklärung über…
- den Befund/die Diagnose,
- die Therapie,
- die Aufklärung über Behandlungsalternativen,
- das Risiko,
- den Behandlungsablauf,
- die Folgen einer Nichtbehandlung,
- die wirtschaftliche Aufklärung,
- die Prognose.
Wir empfehlen für jedes Aufklärungsgespräch (z. B. Endo, PAR, ZE etc.) entsprechende Aufklärungsbausteine in der Praxisverwaltungssoftware anzulegen. Jeder im Team muss darüber informiert sein, wo diese Bausteine zu finden sind und vor allen Dingen, dass diese beim Gespräch individualisiert werden müssen.
Weshalb gelingt die Sensibilisieren häufig nur durch einen externen Coach?
Obwohl die Abrechnungskraft der Praxis permanent auf die fehlende Dokumentation hinweist, findet Sie häufig leider kein Gehör mehr. Welche Hilfestellung gibt es in solchen Fällen und weshalb kann der Einsatz eines externen Coaches hier hilfreich sein?
Externe Coaches bringen in der Regel einen pragmatischen Ansatz mit. Sie werden engagiert, um Prozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
Im Sinne der Dokumentation wird sich der Coach erst einen Überblick über die bisherige Dokumentation machen und eine neutrale Beurteilung vornehmen um festzustellen in welchen Bereichen es Defizite gibt. Die Ergebnisse werden im Nachgang dann dem gesamten Team von einer „neutrale Person“ (Coach) vermittelt. Dies hat eine völlig andere Überzeugungskraft, wie wenn die eigene Abrechnungskraft auf die Dokumentationsdefizite hinweist.
Wenn Du mehr Sicherheit gewinnen und zusätzlich Deinen Umsatz erhöhen willst über eine vollständige und korrekte Dokumentation, dann wäre ein Praxis Coaching sinnvoll. Gerne kannst Du uns hier (Coaching) Deine Wünsche mitteilen und dann sprechen wir wie wir Dich dabei unterstützen können.
Fazit:
Eine strukturierte Dokumentation hilft der Praxis zu mehr Rechtssicherheit, weniger Honorarverlust und einem guten und sicheren Gefühl bei Argumentation gegenüber „Dritten“ (private Kostenträger, gesetzliche Kostenträger, Anwälte etc.).Wie Du strukturierter und rechtssicher dokumentierst, das lernst Du bei uns in den Seminaren Abrechnungsmanager/in (IHK) und Betriebswirt/in für zahnärztliche Abrechnung. Mit den praxisnahen Tipps sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen kommst Du direkt ins Umsetzen. Ausführliche Infos erhältst Du mit Klick auf die Links und telefonisch unter 07216271000.
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