

Wie Du Dein Team zur lückenlosen Dokumentation motivierst.
Sabine Schmidt,
Abrechnungsspezialistin


MOTIVATION ZUR DOKUMENTATION – WIE GELINGT DIESE AUFGABE?
Die ordentliche Dokumentation von Leistungen stellt für viele Zahnarztpraxen eine große Herausforderung dar. Das hat vielerlei Gründe. Die Größte Herausforderung ist sicherlich, dass vielen Teammitgliedern nicht klar ist, was exakt dokumentiert werden muss und welche Folgen aus einer mangelhaften Dokumentation resultieren.
Daher widmen wir uns in diesem Blog-Beitrag dem Thema, welche Maßnahmen ergriffen werden können, damit das Team zur Dokumentaiton motiviert wird.
AUFKLÄRUNG ÜBER DIE RECHTLICHEN GRUNDLAGEN
Dem gesamten Team sollte transportiert werden, dass Zahnärzte zur ordentlichen Dokumentation verpflichtet sind und dies in verschiedenen Gesetzen auch festgelegt ist. Beispielhaft kann das im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) hinterlegte Patientenrechtegesetz thematisiert werden (§ 630f BGB).
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DARSTELLUNG WELCHE FOLGEN AUS EINER MANGELHAFTEN DOKUMENTATION RESULTIEREN
Nicht allen Teammitgliedern ist klar, welche Folgen die Nichtdokumentation von Leistungen hat. Daher sollten die rechtlichen und praxisinternen Konsequenzen in einer Teambesprechung thematisiert werden, z. B.:
- Verlust der Rechtssicherheit im Streitfall – fehlender Beweis, dass eine Behandlung bzw. eine Aufklärung erfolgt sind
- Verlust von Honorar im Falle einer Wirtschaftlichkeitsprüfung
- Verlust von Honorar aufgrund einer fehlenden Dokumentation
- Zeitverlust, durch häufiges Nachfragen der Abrechnungskraft bei unvollständiger Dokumentation
- Verlust des Patienten, da bestimmte Dinge in der Karteikarte nicht festgehalten sind, die mit dem Patienten besprochen wurden – hieraus resultiert evtl. auch ein Imageverlust für die Praxis.
Diese Liste kann unendlich weitergeführt werden.
Tipp für die Teambesprechung. Lass das Team zusammentragen, was aus einer fehlerhaften Dokumentation alles entstehen kann. Das hat eine andere Wirkung, als wenn darauf hingewiesen wird.
ZAHLEN, DATEN, FAKTEN HELFEN HÄUFIG FÜR EIN BESSERES VERSTÄNDNIS
Da Honorarverluste in Zahlen eine kräftige Aussagekraft haben, ist es sinnvoll seitens der Abrechnungskraft bzw. des Zahnarztes/der Zahnärztin z. B. eine Woche lang Notizen zu machen welche Leistungen verloren gegangen wären, da sie nicht dokumentiert wurden. Diese Zahlen werden dann auf den Monat und auf das Jahr (z. B. bei 44 Arbeitswochen) umgerechnet und dann dem Team präsentiert.
Solche Tabellen kann man für BEMA-, GOZ- und Chairsidelaborleistungen erstellen. In vielen Praxen bewegen sich die HONORARVERLUSTE zwischen 20.000 und 80.000 Euro. Geld, das Dir zusteht, für erbrachte Leistungen aber aufgrund unvollständiger Dokumentation nicht abgerechnet wurde. Jährlich!
Dies Zahlen führen erfahrungsgemäß immer zum Nachdenken beim Team.
FEEDBACK GEBEN IST ENORM WICHTIG
Auch wenn kritisches Feedback nicht immer gerne gesehen ist, so ist dieses wichtig, um die Dokumentation weiterzuentwickeln. Passieren Fehler bei der Dokumentation, muss das einzelne Teammitglied auch wertschätzend darauf hingewiesen werden. Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch eine Erläuterung wie die korrekte Dokumentation aussehen sollte. Es ist durchaus möglich, dass dieses Feedback immer wieder erfolgen muss, da bestimmte Dinge auch in Vergessenheit geraten.
TEXTBAUSTEINE GEMEINSAM GESTALTEN
Hilfreich für die Dokumentation sind Textbausteine. Dem Team muss in diesem Zusammenhang klar gemacht werden, dass diese immer individualisiert werden müssen.
Erfahrungsgemäß finden Textbausteine eine höhere Akzeptanz beim Team, wenn sie gemeinsam gestaltet werden. Das hilft sowohl der Abrechnungskraft, die häufig nicht mit im Behandlungszimmer ist, als auch der Assistenz.
DER PATIENT HAT ANSPRUCH AUF DIE AUSHÄNDIGUNG DER PATIENTENAKTE
Das ist ein schlagkräftiges Argument. Das Patientenrechtegesetz und die Musterberufsordnung regeln, dass der Patient Anspruch auf Einsicht und Aushändigung der Patientenakte hat. Diesen Anspruch nehmen auch viele Patienten war. Schon aus dem Grund muss in der Patientenakte ordentlich dokumentiert werden.
Das Ganze wird noch getoppt durch die Einführung der elektronischen Patientenakte zum 15.01.2025.
NUR IM TEAM SIND WIR STARK
Letztendlich sollte dem Team signalisiert werden, dass eine gute Dokumentation nur gelingt, wenn das ganze Team mitzieht. Hier gilt der Leitsatz „nicht dokumentierte Leistungen gelten als nicht erbrachte Leistungen“.
Wir wünschen euch viel Erfolg bei der Umsetzung dieser Tipps.
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