Fachwissen von den Experten
Qualitätsmanagement ist wie Kuchen backen
WENN DAS QUALITÄTSMANAGEMENT (QM) NICHT VERSTANDEN WURDE...
Woran liegt es, dass Praxen eher Frust wegen QM haben? Haben die Mitarbeiter/innen einfach keine Zeit und keine Lust? Fehlt ihnen der Durchblick? Oder haben sie die Aufgaben nicht richtig verstanden? Fehlt ihnen die Sinnhaftigkeit hinter den Aufgaben? Fehlt die Vorbildfunktion der Praxisführung in diesem Thema?
Als 2004 das Qualitätsmanagement in ärztliche und zahnärztliche Praxen eingeführt wurde, war es von heute auf morgen ein lästiges Pflichtthema. Leider wurde es häufig negativ kommuniziert und demotivierend vermittelt.
Stell Dir einmal folgende 3 Fragen und gebe Dir selbst die Antworten:
1. MÖCHTEST DU SELBST QUALITATIV GUT BIS SEHR GUT BEHANDELT WERDEN?
Stehst Du morgens mit der Idee auf: „Heute werde ich dem Patienten die schlechteste Behandlung aller Zeiten zukommen lassen?“ Wohl eher nicht. Vielmehr geben die Behandler und Mitarbeiter immer ihr Bestmöglichstes, da sie es für sich selbst auch so wünschen! Also an der Motivation für „Gute Qualität“ kann es nicht mangeln.
Merke:
Gebe die Beste Qualität für andere so, wie Du es für Dich und Deine Lieben auch haben möchtest.
2. WIE IST DEINE KOMMUNIKATION IN BEZUG AUF QUALITÄTSMANAGEMENT?
„Ohne Fleiß kein Preis“ ist ein bekanntes Sprichwort –
„Nerviges QM“, „Muss das sein?“ oder „Braucht doch kein Mensch!“ zusammen mit „Bringt niemanden weiter“ sind nur einige der Floskeln, die ich als Beraterin fast täglich höre. Aber stimmt das?
QM ist eher als staubiges Ordnermonster im Schrank oder jahrelanges nicht mehr bearbeitetes System berüchtigt, an dass sich niemand rantraut. An Disziplin, Motivation oder Initiative mangelt es nicht – eher werden Mitarbeiter überschüttet mit vielfältigsten Aufgaben, so dass am Ende vermeintlich oder auch tatsächlich keine Zeit für QM bleibt.
Gerade in Zeiten des Personalmangels sind Strukturen durch das QM noch wichtiger, um Zeit zu sparen für die Erledigung anfallender Arbeiten.
Meiner persönlichen Erfahrung nach, wurde häufig in Praxen einfach noch nicht klar und simpel kommuniziert, was QM für jeden persönlich und für die Praxis Positives bewirken kann. Hierbei spielt die Einstellung der Praxisinhaber eine entscheidende Rolle.
Gerne möchte ich Dir QM auf einfachstem Weg erklären: LASS und gemeinsam einen Kuchen backen!
Quelle: Edeka
Fertigbackmischungen sind gelebtes QM, sie enthalten das Ziel: Zitronen-Kuchen mit Glasur; eine Inhaltsangabe der Verpackung; die Einkaufsliste „Sie fügen noch hinzu:“; ein paar Grunddaten wie Backzeit und Backtemperaturen und die Backanleitung 1., 2. & 3..
Warum ist das so?
Weil jeder diesen Zitronenkuchen ganz leicht und einfach ohne große Vorkenntnisse backen kann. Die Beschreibung muss so detailliert und nützlich sein, dass am Ende der Zitronenkuchen auch so lecker schmeckt, wie das Bild es verspricht.
Was bedeutet das bei uns in der Praxis?
- Fertigbackmischung = Prozess z.B. OP oder Blutentnahme
- Ziel: Zitronenkuchen = erstklassige Behandlungsmethode mit zufriedenem Patienten
- Inhaltsangabe = Checkliste (CL) Vorbereitung OP
- Einkaufsliste = Checkliste (CL) Zubehör für Blutentnahme
- Grunddaten = gesetzliche Grundlagen / Abrechnung
- Backanleitung = Arbeitsanweisung (AA)/ Standardarbeitsanweisung (SAA) für alle Schritte der OP / Blutentnahme
Merke:
Auch im privaten Alltag betreiben wir alle QM – wir schreiben es nur nicht auf oder kommunizieren, dass es QM ist.
Und Kuchen backen ist nicht negativ – da freut sich jeder ein Stückchen abzubekommen – oder? Also beachte, wie Du selbst über QM sprichst, es verändert die eigene Einstellung und die anderer Personen.
3. WIE KANN QM DIR PERSÖNLICH UND BERUFLICH IN DEINER PRAXIS HELFEN?
Lass uns hierzu gerne den Prozess des Zitronenkuchenbackens genauer anschauen.
Wir starten mit der Besorgung und Bereitstellung aller Ressourcen wie Zutaten, Zubehör und Geräte. Dies können wir zumindest gedanklich oder auch real abhaken / durchstreichen als erledigt. Auch den Inhalt der Verpackung haben wir auf Vollständigkeit kontrolliert.
Übrigens das tun wir in der Praxis doch auch vor einer Behandlung: Kontrollieren, ob wir alles dafür bereit gelegt haben.
Dann arbeiten wir Stück für Stück die Backanleitung ab. Angefangen bei Punkt 1 über Punkt 2 bis Punkt 3. Wir dürfen keinen Punkt auslassen oder dazutun, sonst wird der Zitronenkuchen nicht so, wie wir Ihn laut Bild erwarten. Wir erledigen also die Arbeitsanweisung Schritt für Schritt um am Ende ans Ziel: fertiger Zitronenkuchen zu kommen. Diesen können wir nun mit dem Bild auf der Verpackung vergleichen.
Passt es oder passt es nicht?
Wenn ja – herzlichen Glückwunsch und Guten Appetit zu diesem leckeren Zitronenkuchen. Wenn nein – Übung macht den Meister! Irgendetwas ist schiefgelaufen und unser Kuchen ist statt saftig gelb eher fast schwarz und ungenießbar? Dann schnell los in den Supermarkt und alles neu besorgen oder doch lieber gleich den fertig gebackenen Kuchen vom Bäcker nebenan holen? Deine Entscheidung! Deine Entscheidung aus Fehlern zu lernen und eine Verbesserung Deiner Backkünste vorzunehmen. Aufstehen! Krone richten und weiter geht’s! Übung macht den Meister ( Bäcker).
Hierfür hast Du gerade vielleicht unbemerkt den Deming-Kreis = PDCA-Kreislauf genutzt. Dieser Kreislauf beschreibt den 4 Phasigen Prozess für Lernen und Verbesserung.
Die 4 Buchstaben stehen hierbei für:
P für Plan = Zitronenkuchenzutaten einkaufen
D für Do = Zitronenkuchen backen
C für Check = Überprüfung des Kuchens mit Ergebnis: ungenießbar
A für Act = aktiv werden und neuen Zitronenkuchen backen
Muss ich nach dem 2. Zitronenkuchen nicht mehr aktiv (a=Act) werden, dann habe ich 100% Zielerreichung geschafft und esse einen superleckeren Zitronenkuchen.
Merke:
Lernen und Verbesserung begleiten uns ein Leben lang im privaten und beruflichen. Überall kannst Du den PDCA-Zyklus einsetzen, um mit diesem den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) durchzuführen. Damit Du im Praxisalltag auch Deinen Erfolg siehst, bzw. andere, möchte der Gesetzgeber laut SGB V eben, dass Du Deine Qualität verbesserst und sicherst. Eine Sicherung erfolgt über die Dokumente in denen Du Deine Prozesse, Checklisten und Arbeitsanweisungen beschreibst.
Für mehr Sicherheit in Deinen Praxisabläufen stehe ich Dir gerne zur Seite mit einem individuellen Coaching und auch mit ausführlichen Erklärungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen im Fachkurs Qualitätsmanagement Beauftragte/r (IHK). Fordere gerne ausführliche Seminar Informationen kostenfrei und unverbindlich an oder rufe uns an für ein persönliches Beratungsgespräch 07216271000.
Woher weisst Du, ob dein QMS fertig ist?
Erst dann, wenn alle ihre Prozesse abgelegt haben (Praxisleitung, Mitarbeiter), erst dann ist überhaupt sehr gute Qualität möglich. Hierbei ist es wichtig, dass jede am Prozess beteiligte Person eingebunden wird – nur gemeinsam als Team ist beste Qualität realisierbar.
Um der Verantwortung gerecht zu werden, sind interne und externe Fortbildungen zum Qualitätsmanagementsystem entscheidend, weil sie die Kompetenzen des Teams stärken. Aufgaben können mit noch besserer Qualität durchgeführt und Ziele noch schneller erreicht werden.
So kannst Du auch flexibel auf Veränderungen reagieren. Nehmen wir mal ein Beispiel: der Gesetzgeber entscheidet, dass vom Herbst an alle Zitronenkuchen nur noch mit Einhörnern und Regenbögen plus bunten Streusel auf der Glasur gebacken werden dürfen, sonst sind sie kein Zitronenkuchen mehr.
Welche Möglichkeiten der Backmischungshersteller nun?
- Gibt diese Extrazutaten mit in die neue größere Verpackung, ändert die Inhaltsangabe plus Arbeitsanweisung und verdoppelt den Preis
- Schreibt auf die Verpackung diese 3 Zutaten unter „Sie fügen noch hinzu:“ – erweitert also die Checkliste, ändert die Arbeitsanweisung ab und der Preis steigt trotzdem
Als Praxisinhaber oder Praxismitarbeiter kennst Du das von den Änderungen in der Abrechnung oder den Behandlungsrichtlinien. Beispielsweise: AU auch über Telefon oder bei den Zahnärzten: Änderung der PA-Richtlinie. Hier müsst Ihr als Praxis Eure Abläufe/ Prozesse ändern, ob Ihr möchtet oder nicht.
Merke:
QM ist niemals fertig, bietet aber viele Chancen sich zu optimieren, Prozesse zu sichern und weiterzuentwickeln. Es bietet den Mehrwert der Verbesserung und optimalen Ausrichtung an Euren Prozessen.
Fazit:
QM ist wie Kuchenbacken. Halte Dich an das Rezept und die Zutaten, dann wird es lecker und leicht.
Du willst Dein Fachwissen für effiziente Arbeitsabläufe erweitern und lernen wie Du dies im Praxisalltag anwendest? Dann fordere gerne mehr Informationen an zum Fachkurs Qualitätsmanagement Beauftragte/r (IHK).
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