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4 Fakten: Das solltest Du bei einer behördlichen Hygienebegehung wissen
WENN DIE BEHÖRDE KLINGELT…
Seit vielen Jahren werden in Deutschland behördliche Hygienebegehungen durchgeführt, hierfür sind unterschiedliche Behörden unterwegs. Je nach Bundesland und Themenschwerpunkt können diese unterschiedlich heißen:
- RP Regierungspräsidium
- GAA Gewerbeaufsichtsamt
- GA Gesundheitsamt
- LA Landesamt
- usw.
Eines haben sie alle gemeinsam: Sie haben den gesetzlichen Auftrag eben diese Begehungen/ Überprüfungen der Praxen durchzuführen.
1. WELCHE ARTEN DER BEGEHUNG GIBT ES?
Grundsätzlich sind 2 Arten der Begehung möglich:
- Angekündigt
- Unangekündigt
Zu 98 – 99% findet eine Praxisbegehung immer angekündigt statt. Hierfür meldet sich das Amt postalisch an. Du hast hierdurch die Chance Deinen Praxisbetrieb für die Begehung noch ein wenig vorzubereiten. Du kannst Deine Patienten steuern und ggf. abbestellen. Das Team kann sich seelisch und fachlich auf die Kontrolle vorbereiten. Du weißt genau, was die Behörde von Dir möchte, da alles im Brief steht.
Der „Worst Case“ schlechteste Fall ist die unangekündigte Begehung. Diese erfolgt nur sehr selten und immer dann, wenn Euch jemand „angezeigt“ hat. Hier war im Vorfeld eine Anzeige bei Amt eingegangen, welcher nun innerhalb von meist 48h nachgegangen werden muss. Die Behörde ist verpflichtet das zu tun. Leider hat die Praxis hierdurch keine Chance für irgendeine Vorbereitung. Die Behördenmitarbeiter*innen werden mitten in der Sprechstunde vorbeikommen, Du hast kaum Möglichkeiten die Patienten zu lenken. Das Praxisteam steht direkt in der Prüfung und könnte sich nicht vorbereiten.
Merke:
Halte Deine Hygiene stets aktuell, damit Du nicht von einer behördlichen Begehung überrascht werden kannst.
2. WIE IST DER GENAUE ABLAUF EINER ANGEKÜNDIGTEN HYGIENEBEGEHUNG?
Mit dem Zugang des Briefs der Behörde erfährst Du auch welche Behörde genau kommen möchte. Sie nennen Dir die gesetzlichen Grundlagen, nach denen sie bei Dir in die Praxis dürfen plus den Schwerpunkt/ Bereich der Begehung ebenfalls.
Beispiel: Überwachung nach §77 MPDG & MPBetreibV – Inspektion der Aufbereitung und des Betriebs von Medizinprodukten
Das Schreiben besteht meist aus vielen Teilen:
- Anschreiben
- Fragebogen Praxisdaten
- Fragebogen Behandlungen / Medizinprodukte / Aufbereitung
- Auflistung von Unterlagen, welche geschickt werden sollen
- Termin/ Frist zur Erledigung der Unterlagen
- Termin für die Begehung in der Praxis
- Weitere Unterlagen zur Vorlage am Begehungstermin
- Hinweis auf Verwaltungsgebühren/ Kosten
Bereite alles sehr genau vor und prüfe die Dokumente auf Richtigkeit und Vollständigkeit Deiner Angaben bevor Du diese bei der Behörde per E-Mail einreichst.
Die Zeit bis zum Vor-Ort-Termin nutzt Du in der Praxis um alle Bereiche genauestens unter die Lupe zu nehmen. Im Idealfall hast Du immer eine gute Struktur und Ordnung in der Praxis. Regelmäßige Routinearbeiten helfen alles Up-to-Date zu halten und Du kannst der Begehung relaxter entgegensehen.
Am Tag der Begehung seid Ihr schon eher in der Praxis und erwartet ggf. im Team den/ die Behördenvertreter*in. Zur gegenseitigen Unterstützung ist es hilfreich als Team aus Betreiber plus QM-Beauftragter plus Hygiene-Beauftragter aufzutreten. Die Person wird sich selbst erstmal vorstellen, die Dokumente besprechen und sich dann alles von Euch zeigen & erklären lassen. Die Behörde darf grundsätzlich alle Bereiche in der Praxis betreten, fotografieren, Schubladen öffnen und bewerten. Am Ende des Termins mit einer Dauer von ca. 2-5 Stunden wird alles noch einmal besprochen. Sowohl positives als auch negatives wird Euch mitgeteilt und welche Konsequenzen diese Punkte nun haben.
Nachdem der/die Behördenvertreter alle Punkte in einem Bericht zusammengetragen hat, wird jeder einzelne Punkt auch mit gesetzlichen Grundlagen untermauert. Im Idealfall muss die Praxis nur ein Dokument erstellen und einreichen, im schlimmsten Fall die Räume umbauen, Geräte kaufen, Bußgeld zahlen und Arzt/Mitarbeiter schulen lassen, bevor wieder behandelt werden darf.
Die Umsetzung der Maßnahmen plus Zeiten „bis wann“ sind ebenfalls in dem Schreiben hinterlegt. Das Schreiben kommt spätestens 14 Tage nach dem Termin in der Praxis an – Du fängst dann bestenfalls unverzüglich an, alle Punkte abzuarbeiten und zu erledigen. Der Behörde reichst Du die geforderten Unterlagen ein.
Ein Kostenbescheid für die Begehung wird Dich erreichen. Die Aufwandsentschädigung berechnet sich nach den Grundlagen der Verwaltungsgebührenberechnungen und kann zwischen 200 bis 7.500 € betragen. Dieser Betrag ist unverzüglich zu begleichen und immer zu bezahlen, auch wenn Du die Behörde nicht beauftragt hast.
Du willst mehr Sicherheit und Klarheit?
Wenn Du daran interessiert bist die Praxis im Interesse Deiner Patienten, Deiner Kollegen und Mitarbeiter sowie Inhaber sicher aufzustellen, dann unterstützt Dich Melanie sehr gerne. Du lernst direkt von Expertin Melanie Pohl im Fachkurs Hygienebeauftragte/r (IHK) was Du in Deiner Praxis beachten und umsetzen musst. Alternativ kannst Du auch Melanie Pohl für Deine Praxis gewinnen im individuellen Praxis Coaching.
Für ausführliche Infos sende uns gerne eine Nachricht oder klicke auf die beiden aufgeführten Links.
3. WELCHE DOKUMENTE BRAUCHST DU?
Eine Vielzahl von unterschiedlichen Dokumenten und Bereiche werden von den Behörden geprüft. Alle Behörden setzen unterschiedliche Schwerpunkte, aber viele haben Überschneidungen.
Welche Dokumente Du unbedingt vorbereitet haben, solltest:
- Fragebogen zur Praxis + Anlagen
- Liste der Risikobewertung & Einstufung der MP
- Medizinproduktebücher
- Bestandsverzeichnis
- Liste der Übertragungsinstrumente
- Validierungsberichte
- Wasseruntersuchung mikrobiologisch
- Zertifikate der für die Aufbereitung verantwortlichen Personen
- Organigramm
- Gebrauchsanweisungen
- Herstellerangaben zu Geräten
- Hygieneplan + Einweisung des HP
- Arbeitsanweisung für alle Arbeitsschritte der Aufbereitung
- Routinekontrollen
- STK Protokolle
- Protokolle zur Prüfung der elektr. Sicherheit
- Einweisungsprotokolle
- Gefährdungsbeurteilung
- Vorkommnismeldung MPAMIV
Merke:
Vorbereitung ist alles! Ein gutes Qualitätsmanagementsystem enthält diese Unterlagen und Du brauchst sie nur noch rauszunehmen. Sollten Dir einige Punkte nichts sagen, empfehle ich Dir, Dich jetzt zu informieren und Dein Wissen aufzufrischen. Reiche nie Unterlagen ein, die nicht perfekt sind. Die Unterlagen verraten der Behörde eine Menge über Deine Praxis. Sie sind wie eine Bewerbungsmappe und müssen auf dem ersten Blick gefallen.
4. Welche Bereiche werden in der Praxis besonders geprüft?
Folgende 10 Punkte werden fast immer in einer Begehung vor Ort kontrolliert:
- Dokumente des Qualitätsmanagementsystems
- Sachkenntnis des Personals + Betreiber
- Risikobewertung und Klassifizierung von Medizinprodukten
- AEMP – Aufbereitungseinheit für Medizinprodukte = räumliche Voraussetzung des Aufbereitungsraumes
- Prüfungen, Wartungen, Validierungen der Geräte und Prozesse
- Alle Schritte des Aufbereitungskreislaufs
- Spezialinstrumente wie Winkelstücke, Endoskope etc.
- Verpackung steriler Instrumente
- Wasserproben
- Persönliche Schutzausrüstung des Personals
Merke:
Hygiene bedeutet die strenge Einhaltung aller Hygienestandards wie Gesetze, Richtlinien usw. . Bei Nichteinhaltung drohen empfindliche Strafen und die Verantwortung trägt immer die/der Betreiber.
WOHER WEISST DU, DASS DEINE HYGIENE GUT AUFGESTELLT IST?
Erst dann, wenn Hygiene selbstverständlich für alle Teammitglieder ist, dann ist sie auch sinnvoll umsetzbar. Hierbei ist es wichtig, dass jede/r weiß, was er/sie tut – nur gemeinsam als Team ist beste Hygienequalität realisierbar.
Um der hohen Verantwortung gerecht zu werden, sind interne und externe Fortbildungen im Hygienebereich entscheidend, weil sie die Kompetenzen des Teams stärken. Die Behörden legen sehr viel Wert auf die Sachkenntnis nach RKI-Empfehlung 2012 „Aufbereitung von Medizinprodukten“ – Anlage 6 und prüfen diese regelmäßig ab.
Du kennst die Veröffentlichung nicht oder nur teilweise? Dann kannst Du sie Dir hier downloaden.
Fazit:
Hygiene ist nicht verhandelbar. Halte Dich an die Vorgaben und Du kannst weniger aufgeregt der Begehung entgegenblicken.
Für noch mehr Sicherheit und Klarheit nimm mit uns Kontakt auf per Nachricht oder telefonisch 07216271000. Melanie Pohl unterstützt Dich gerne individuell mit einem Praxis Hygiene Coaching oder im Fachkurs Hygienebeauftragte/r (IHK).
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